Datenschutz: Datenschutzerklärung für Microsoft Teams

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir (die HPI-Gruppe) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Online Meetings unter Verwendung der Videokonferenzlösung Microsoft Teams.

• Die Firmen der HPI-Gruppe sind:
  • HPI Die Einkaufsunternehmer GmbH
  • HPI Sourcing Management GmbH
  • HPI Procurement Services GmbH & Co. KG
  • HPI International Trading & Chemicals GmbH


• Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DS-GVO ist:
  

  HPI Die Einkaufsunternehmer GmbH
  Höchster Straße 82
  D-65835 Liederbach (Taunus)
  vertreten durch: Heidrun Elke Richter und Thomas Schmelzer
  E-Mail: datenschutz@hpigmbh.com



• Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

  Im Rahmen unserer Online Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

  • Kommunikationsdaten (z. B. Ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
  • Logfiles, Protokolldaten
  • Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
  • Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)


• Microsoft Office 365, Microsoft Teams Videokonferenz
  Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video / Audio an unseren Onlineveranstaltungen anbieten. Wir verwenden Microsoft Teams, um Onlineveranstaltungen durchzuführen. Dabei verwenden wir bei Microsoft Teams den Modus Team Meetings. Beim Team Meetings werden Audioeingaben und Videoaufnahmen verhindert durch unsere Microsoft Teams Einstellungen. Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der Teams Meetings.
  
  

  In Ausnahmefällen kann eine Aufzeichnung unter den folgenden Voraussetzungen stattfinden:

  • Vorherige zweifache ausdrückliche Ankündigung der geplanten Aufzeichnung an die Teilnehmenden (erstens bei Einladung und zweitens vor Beginn der aufzuzeichnenden Veranstaltung)
  • Den Teilnehmenden wird der Link zu dieser allgemeinen Datenschutzinformation auf hpigmbh.com zur Verfügung gestellt.
  • Den Teilnehmenden wird folgende ergänzende Datenschutzinformation zur Verfügung gestellt:
  • Konkreter Zweck der Aufzeichnung
  • Verantwortlicher der Aufzeichnung (Funktion, Rolle)
  • Zugriffsberechtigte der Aufzeichnung
    bzw. Adressaten, denen die Aufzeichnung zur Verfügung gestellt werden soll
  • Speichertort und -dauer der Aufzeichnung
  
  

  Die Datenverarbeitungen führen wir aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO durch. Unser berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung lautet: Durchführung von Online-Informationsveranstaltungen zur Information der Teilnehmenden über fachliche Themen sowie den Unternehmensverband und seine Geschäftsaktivitäten.
  
  Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke, die Unternehmensverband übergreifend eingesetzt wird. Dieses beinhaltet unter anderem eine Videokonferenzfunktion.
  Microsoft Office 365 ist eine Software der Firma
  

  Microsoft Ireland Operations Limited
  One Microsoft Place
  South County Business Park
  Leopardstown
  Dublin 18
  D18 P521
  Ireland

  Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss.
  Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DS-GVO abgeschlossen.
  Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen.


• Weitergabe an Dritte
  Wir nutzen, wie oben dargestellt, Microsoft für Office 365 als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DS-GVO.


• Datenspeicherung
  Login-Daten und IP-Adressen werden spätestens nach 180 Tagen gelöscht.


• Ihre Rechte
  Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DS-GVO) Auskunft zu verlangen. Dies betrifft den Zweck der Speicherung und auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Artikel 16 DS-GVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 17 DS-GVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Artikel 20 DS-GVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen, sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind. Unter den Voraussetzungen des Artikel 21 Absatz 1 DS-GVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.


• Ansprechpartner
  Sofern Sie Fragen zu unserer Verwendung personenbezogener Daten oder dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen (Impressum) oder sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

  Ronald Kämpfer
  Telefon: +49 69 870 027 025
  E-Mail: datenschutz@hpigmbh.com

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